Accordo per il Trattamento dei Dati

1. LE PARTI

TITOLARE DEL TRATTAMENTO ("CLIENTE")

È il professionista, l'impresa o l'attività che si abbona al servizio Professionista24 e che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali dei soggetti che interagiscono con i suoi servizi.

RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO ("FORNITORE")

È AisaLabs, titolare Alexandra Postolachi, P.IVA 04656760248, con sede in Via Santa Rosa 5, 36016 Thiene (VI), Italia, che tratta i dati personali esclusivamente per conto del Cliente e sulla base delle sue istruzioni documentate.

Il presente Accordo si applica dal momento dell'attivazione del servizio e rimane in vigore per tutta la durata in cui il Fornitore tratta dati personali per conto del Cliente.

2. OGGETTO E FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il Fornitore mette a disposizione del Cliente una vetrina digitale sulla piattaforma Professionista24 e, laddove incluso nel servizio, un assistente virtuale basato su tecnologie di intelligenza artificiale associato alla vetrina.

Il trattamento dei dati degli utenti finali ha come finalità esclusiva:

• La ricezione e la comprensione dei messaggi inviati tramite l'interfaccia di chat della vetrina;
• Il mantenimento temporaneo del contesto della conversazione;
• La generazione di una risposta automatica sulla base delle informazioni relative all'attività del Cliente fornite o approvate dallo stesso;
• La fornitura, laddove configurato dal Cliente, di un link a un calendario, sistema di prenotazione o altro strumento esterno indicato dal Cliente.

3. CATEGORIE DI DATI E INTERESSATI

Interessati: I visitatori della vetrina, i clienti esistenti, i potenziali clienti e altri soggetti che interagiscono con l'assistente virtuale del Cliente.

Categorie di Dati: Il contenuto dei messaggi inviati dagli utenti, gli identificatori tecnici della sessione di conversazione e, nella misura in cui siano forniti volontariamente dall'utente, il nome, i dati di contatto o altre informazioni personali incluse nei messaggi.

La piattaforma è progettata secondo il principio di minimizzazione dei dati. Il Fornitore non richiede intenzionalmente categorie particolari di dati personali. Se un utente inserisce volontariamente tali informazioni nella conversazione, queste vengono gestite secondo le regole di trattamento e cancellazione applicabili ai messaggi della chat.

Nota: I dati inseriti dall'utente direttamente in un calendario o in un sistema di prenotazione esterno sono gestiti dal fornitore di tale strumento e non vengono salvati in modo permanente nel database dei contenuti della vetrina da parte del Fornitore.

4. PERIODO DI CONSERVAZIONE E CANCELLAZIONE DEI DATI

Il Fornitore applica il principio di minimizzazione dei dati e stabilisce periodi di conservazione limitati a quanto necessario per l'erogazione e la sicurezza del servizio.

• Memoria Temporanea: Nella configurazione attuale, i messaggi della conversazione vengono conservati nella memoria tecnica temporanea (Redis) per un periodo massimo di 24 ore. Questo periodo è necessario per garantire la continuità del servizio e la resilienza del sistema in caso di guasti. Alla scadenza del periodo, la memoria temporanea viene cancellata automaticamente. Il Fornitore non conserva i dati oltre tale termine e non li utilizza per finalità diverse da quelle strettamente necessarie all'erogazione del servizio.
• Nessun Archivio Storico: Il Fornitore non costituisce e non conserva un archivio storico permanente delle conversazioni degli utenti finali.
• Log Tecnici: I log tecnici e i registri di esecuzione dei sistemi sono configurati per la cancellazione automatica entro il periodo tecnico stabilito dal Fornitore e non vengono utilizzati per creare una banca dati storica delle conversazioni.
• Dati dell'Attività del Cliente: Le informazioni sull'attività del Cliente fornite per il funzionamento della vetrina (es. denominazione, descrizione, servizi, prezzi, orari, offerte, indirizzo e recapiti) sono conservate per la durata dell'abbonamento e vengono cancellate o disattivate secondo le procedure applicabili alla cessazione del servizio.

5. SUB-RESPONSABILI E FORNITORI TECNICI

Per la fornitura del servizio, il Fornitore si avvale dei seguenti fornitori tecnici, nella misura in cui siano necessari per le funzionalità utilizzate:

• Hetzner fornisce l'infrastruttura su cui sono ospitati i sistemi gestiti dal Fornitore. Il Fornitore configura e gestisce direttamente i server e le applicazioni utilizzate per l'erogazione del servizio.
• Mistral AI SAS riceve i messaggi necessari per la generazione delle risposte tramite API. Il trattamento da parte di Mistral è regolamentato dalla documentazione contrattuale e di protezione dei dati applicabile al servizio API utilizzato dal Fornitore.
• Tally è utilizzato per i moduli attraverso i quali il Cliente fornisce o aggiorna le informazioni necessarie al servizio. Tally dichiara di avere sede in Belgio e che i dati dei moduli sono archiviati in Europa.
• Stripe è utilizzato per l'elaborazione dei pagamenti e la gestione degli abbonamenti del Cliente. I dati completi delle carte di credito/debito non vengono conservati dal Fornitore.

6. OBBLIGHI DEL FORNITORE

Il Fornitore si impegna a:

• Trattare i dati esclusivamente per le finalità e sulla base delle istruzioni del Cliente;
• Garantire che le persone autorizzate al trattamento dei dati siano vincolate all'obbligo di riservatezza;
• Adottare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza del trattamento;
• Limitare l'accesso ai dati a quanto strettamente necessario per la fornitura e l'amministrazione del servizio;
• Assistere il Cliente, nei limiti delle possibilità tecniche e dei propri obblighi di legge, nell'adempimento degli obblighi relativi ai diritti degli interessati;
• Informare il Cliente senza ingiustificato ritardo in caso di violazione della sicurezza dei dati personali (data breach);
• Alla cessazione del servizio, cancellare o restituire i dati personali trattati per conto del Cliente, salvo nei casi in cui la conservazione sia imposta dalla legge.

7. OBBLIGHI DEL CLIENTE

Il Cliente, in qualità di Titolare del Trattamento, è responsabile di:

• Stabilire una valida base giuridica per il trattamento dei dati;
• Fornire agli interessati le informative necessarie relative al trattamento dei dati;
• Fornire e mantenere corrette e lecite le informazioni riguardanti la propria attività;
• Configurare correttamente gli eventuali strumenti esterni di prenotazione utilizzati;
• Gestire e riscontrare le richieste degli interessati relative all'esercizio dei loro diritti;
• Fornire al Fornitore le istruzioni necessarie per il trattamento dei dati.

8. DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Gli interessati esercitano i propri diritti in primo luogo nei confronti del Cliente, nella sua qualità di Titolare del Trattamento. Il Fornitore fornisce al Cliente l'assistenza tecnica ragionevole e disponibile per l'adempimento di tali obblighi.

In considerazione della natura temporanea della memoria di conversazione, è possibile che, al momento della ricezione di una richiesta, il Fornitore non sia più in possesso dei dati di conversazione richiesti, essendo questi già stati cancellati automaticamente in conformità con il periodo di conservazione applicabile.

9. CONTATTI

Per questioni relative al trattamento dei dati personali nell'ambito del servizio: